Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων και Ροής εργασιών βασισμένα στην πλατφόρμα Papyros ECM (Enter- prise Content Management).
Η εταιρεία αποτελεί τον εξουσιοδοτημένο και πιστοποιημένο συνεργάτη της Modus AE στην Βόρεια Ελλάδα για το σύστημα Papyros.
Βασική Λειτουργικότητα
Εισαγωγή Εγγράφων
Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να εισάγουν στο σύστημα αρχεία όλων των τύπων, από πολλαπλές πηγές, όπως έντυπα έγγραφα, ηλεκτρονικά μηνύματα (emails, faxes) και λοιπά ηλεκτρονικά έγγραφα (.docx, .xslsx, .pdf, .pptx κ.α.)
Τα έγγραφα, οπουδήποτε βρίσκονται αποθηκευμένα, μπορούν να εισαχθούν στην πλατφόρμα :
- Μεμονωμένα ή μαζικά, μέσω εργαλείων του Papyros, από το σημείο όπου βρίσκονται (φάκελοι, τρίτα συστήματα κ.ά.)
- Μέσα από το περιβάλλον Office εφαρμογών, με χρήση της κατάλληλης εργαλειοθήκης (add on) στο μενού (ribbon) αυτών
- Μέσα από περιβάλλον email clients (π.χ. Outlook) με χρήση της κατάλληλης εργαλειοθήκης (add on) στο μενού των εφαρμογών αυτών (ribbon)
Αρχειοθέτηση εγγράφων
Κάθε έγγραφο που αποθηκεύεται στον Papyros συνδέεται με μία ή περισσότερες φόρμες αρχειοθέτησης, οι οποίες διαθέτουν μια ποικιλία πεδίων (data fields) για την απόδοση των απαραίτητων μεταδεδομένων.
Το σύστημα παρέχει και τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης, καθώς μπορεί να εξάγει συγκεκριμένα πεδία από σαρωμένα ή από ηλεκτρονικά έγγραφα και να τα εισάγει ως μεταδεδομένα στις αντίστοιχες φόρμες. Ο χρήστης έτσι δε χρειάζεται να πληκτρολογεί τα στοιχεία αυτά, εξοικονομώντας σημαντικό χρόνο στην περαιτέρω επεξεργασία και διεκπεραίωση των σχετικών εγγράφων.
Επίσης, ομάδες εγγράφων με κοινά χαρακτηριστικά μπορούν να αρχειοθετηθούν ιεραρχικά σε μια δομή που ονομάζεται «Υπόθεση» και βρίσκει πολλαπλές εφαρμογές στην καθημερινή λειτουργία των Φορέων. Τα έγγραφα μιας Υπόθεσης οργανώνονται εσωτερικά σ' αυτή, ώστε να δημιουργείται μία εποπτική μορφή παρουσίασης των περιεχομένων της.
Διαχείριση εγγράφων
Ο Papyros διαθέτει ένα πλήρη μηχανισμό διαχείρισης εγγράφων, ο οποίος εκτός από την αποθήκευση διαθέτει και λειτουργίες ελέγχου & δημιουργίας εκδόσεων. Με τον τρόπο αυτό δίνεται η δυνατότητα κατάργησης των πολλαπλών εκδόσεων του ίδιου εγγράφου. Στο σύστημα υπάρχει το έγγραφο μια και μόνο φορά, με όλες τις προηγούμενες εκδόσεις του, διαθέσιμες προς ανάκτηση.
Επίσης, δίνεται η δυνατότητα διαχείρισης φακέλων, ώστε ο χρήστης να έχει πρόσβαση σε ιεραρχικές δομές βιβλιοθηκών, φακέλων και υποφακέλων. Το σημαντικό είναι ότι το έγγραφο εισέρχεται στο σύστημα μόνο μια φορά και κατόπιν μπορεί να αποθηκευτεί σε πολλαπλούς φακέλους, όπου αυτό απαιτείται.
Τέλος, υποστηρίζονται και δυναμικοί φάκελοι για γρήγορη και προσωποποιημένη πρόσβαση σε χρήσιμα έγγραφα και δεδομένα.
Αναζήτηση εγγράφων και ροών εργασίας
Ο Papyros δίνει τη δυνατότητα ευέλικτων και γρήγορων αναζητήσεων σε τεράστιους όγκους αποθηκευμένων εγγράφων, ροών εργασίας και πληροφοριών, με την παρακάτω λειτουργικότητα:
- Αναζήτηση και στο περιεχόμενο και στα μεταδεδομένα
- Άνοιγμα πολλαπλών αναζητήσεων σε αντίστοιχες καρτέλες, για ταυτόχρονη αναζήτηση διαφορετικών συνδυασμών κριτηρίων
- Καταχώριση των αναζητήσεων ως προτύπων για μελλοντική ανάκληση
- Εμφάνιση ιστορικού αναζήτησης για εύκολη ανάκληση πρόσφατων αναζητήσεων
- Εμφάνιση «προτάσεων» με πιθανές αναζητήσεις, βάσει των όσων έχει γράψει μέχρι εκείνη τη στιγμή ο χρήστης
- Εξαγωγή των αποτελεσμάτων των αναζητήσεων για στατιστική ανάλυση μέσω τρίτων εργαλείων.
Τα αποτελέσματα προβάλλονται με χρωματικά τονισμένες (highlighted) τις αναζητούμενες λέξεις, προς διευκόλυνση των χρηστών.
Περιβάλλον Ασφαλείας
Πολλαπλών επιπέδων μηχανισμοί ασφάλειας παρέχονται στους χρήστες:
- Πρόσβαση χρηστών και ομάδων σε επιμέρους λειτουργίες ή ενότητες λειτουργιών (Δικαιώματα – Rights)
- Πρόσβαση χρηστών και ομάδων σε έγγραφα, φακέλους, ροές εργασίας κ.α. (Εξουσιοδοτήσεις – Permissions)
- Κρυπτογράφηση των πληροφοριών κατά την αποθήκευση και διακίνηση (Κρυπτογράφηση - Encryption)
- Αναλυτική καταγραφή των λειτουργιών που εκτελεί κάθε χρήστης στο σύστημα (Audit Trail).
- Single sign on και authentication μέσω LDAP και Active Directory.
Με τα παραπάνω, ο Papyros εξασφαλίζει ότι οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες βλέπουν τα κατάλληλα έγγραφα και μπορούν να προβούν στις επιτρεπόμενες ενέργειες, διαφυλάσσοντας την ακεραιότητα των δεδομένων του συστήματος.
Ροές εργασίας
Για τις διαδικασίες διακίνησης εγγράφων παρέχεται από την πλατφόρμα Papyros αυτοματοποιημένη (scenario based) ή και χειροκίνητη (ad-hoc) δυνατότητα επιχειρησιακών ροών εργασίας, με καθορισμένα βήματα και συνθήκες μετάβασης μεταξύ αυτών.
Μπορούν ουσιαστικά να αποτυπωθούν ψηφιακά όλες οι εσωτερικές διαδικασίες ενός φορέα (business procedures), ώστε αυτές να εκτελούνται με αυτοματοποιημένο τρόπο, χωρίς την επέμβαση των χρηστών και με μηδενικό ποσοστό λαθών.
Το σύστημα υποστηρίζει και Ψηφιακές Υπογραφές ώστε, βάσει του προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού (certificate) κάθε χρήστη, το έγγραφο να υπογράφεται και κατόπιν να διακινείται ψηφιακά, διασφαλίζοντας την πιστοποίηση ταυτότητας του υπογράφοντος.
Επιπλέον, το σύστημα Papyros παρέχει ειδική ενότητα λογισμικού Papyros Workflow Designer, η οποία προσφέρει έναν εύκολο τρόπο ορισμού διαδικασιών, χωρίς τη συγγραφή κώδικα. Με το module αυτό οι διαχειριστές του συστήματος μπορούν εύκολα να σχεδιάσουν την επιχειρησιακή λογική της εταιρείας τους, στη μέγιστη λεπτομέρεια (βήματα, σημεία ελέγχου, παραλήπτες κ.α.).
Περιβάλλον Ανάπτυξης
Το σύστημα Papyros σχεδιάσθηκε με έμφαση στις δυνατότητες προσαρμογής του, αλλά και ανάπτυξης εξειδικευμένων εφαρμογών σε κάθε εγκατάσταση και για το σκοπό αυτό προσφέρει Εργαλεία Ανάπτυξης, καθώς και Διεπαφές Προγραμματισμού Εφαρμογών.
Συγκεκριμένα, διαθέτει εργαλεία ανάπτυξης οντοτήτων αρχειοθέτησης (Papyros Form Designer) και διαδικασιών (Papyros Workflow Designer) όπου μέσω ενός γραφικού περιβάλλοντος μπορούν να σχεδιαστούν οι απαραίτητες φόρμες αρχειοθέτησης και πρότυπες ροές εργασίας (διαδικασίες).
Βασικά Προϊόντα
Papyros Document Management (Διαχείριση Εγγράφων & Πληροφοριών)
Ένα ισχυρό σύστημα ολοκληρωμένης οργάνωσης, διαχείρισης των επιχειρησιακών εγγράφων και αποδοτικής δρομολόγησής τους.
Προσφέρει ένα εύχρηστο, ενοποιημένο και ασφαλές περιβάλλον, που καλύπτει όλες τις ανάγκες κεντρικής αποθήκευσης, αρχειοθέτησης, επεξεργασίας, ηλεκτρονικής διακίνησης και αναζήτησης εγγράφων. Μπορεί να διαχειριστεί τεράστιο όγκο περιεχομένου με αυξημένη αξιοπιστία, εξυπηρετώντας πλήθος κρίσιμων επιχειρησιακών αναγκών.
Papyros Workflow Management (Διευθέτηση Ροής Εργασιών)
Ένα ευέλικτο και αποδοτικό σύστημα Σχεδίασης και Διαχείρισης Ροής Εργασιών.
Προσφέρει δημιουργία, διαχείριση και παρακολούθηση προκαθορισμένων και επαναλαμβανόμενων ροών εργασίας, με σκοπό τη διευκόλυνση της εσωτερικής συνεργασίας μιας επιχείρησης, την απλοποίηση και διασφάλιση τήρησης των εταιρικών διαδικασιών, τη μείωση του χρόνου εκτέλεσης εργασιών και την αύξηση της αποτελεσματικότητας.
Ενδεικτικά Πεδία Εφαρμογής
Διαχείριση Αλληλογραφίας (Ηλ. Πρωτόκολλο)
Υποσύστημα Διαχείρισης Αλληλογραφίας για την κάλυψη όλων των αναγκών Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου και την υποστήριξη Ηλεκτρονικής Διακίνησης Εγγράφων.
- Ψηφιοποίηση έντυπων εγγράφων στη βασική πύλη εισόδου της αλληλογραφίας και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση όλων των εγγράφων με δυνατότητα ολοκλήρωσης με εφαρμογές του MS Office
- Ηλεκτρονική διακίνηση εισερχόμενης αλληλογραφίας σε όλους τους εμπλεκόμενους και ηλεκτρονική διεκπεραίωση αυτών
- Ηλεκτρονική διακίνηση εξερχόμενης αλληλογραφίας με χρήση ψηφιακών υπογραφών και δυνατότητα δημιουργίας σχεδίων βάσει πρότυπων εγγράφων (templates)
- Δυνατότητα αυτόματης ανάρτησης εγγράφων στη Διαύγεια
- Αυτοματοποίηση και απλοποίηση υφιστάμενων διαδικασιών
- Οργανωμένη τήρηση στοιχείων και εγγράφων με στόχο τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της υπάρχουσας διαδικασίας και δυνατότητα τήρησης εκδόσεων
- Δυνατότητα αποτύπωσης και παρακολούθησης ηλεκτρονικά της διαδικασίας εισόδου, έγκρισης, υπογραφής, καταχώρισης και τροποποίησης κάθε εγγράφου, τηρώντας συγκεκριμένους κανόνες ασφαλείας και παρακολούθηση της εξέλιξης αυτών με άμεση ενημέρωση χρηστών για στοιχεία που εκκρεμούν και κρίνονται απαραίτητα
- Ευέλικτοι μηχανισμοί αναζήτησης των αποθηκευμένων πληροφοριών που προσφέρουν πρόσβαση με ταχύτητα και ασφάλεια σε όλα τα δεδομένα
|
Δυνατότητα Ολοκλήρωσης με τρίτα συστήματα για αυτόματη απόδοση αριθμών πρωτοκόλλου Δημιουργία ακριβούς αντιγράφου Αυτοματοποιημένη αποστολή email |
Διαχείριση Συνεδριάσεων Συμβουλίων
Υποσύστημα Διαχείρισης Συνεδριάσεων Συμβουλίων (Διοικητικών, Δημοτικών Συμβουλίων, Συλλογικών Οργάνων) για την κάλυψη όλων των απαραίτητων σταδίων.
- Προετοιμασία
- Δημιουργία Συνεδρίασης (επιλογή ημέρας, ώρας, συμμετεχόντων κ.α.)
- Αυτόματη παραγωγή πρόσκλησης - αποστολή μέσω Papyros, email, αυτόματη ανάρτηση σε portal φορέα
- Καταχώρηση θεμάτων / εισηγήσεων
- Έγκριση θεμάτων
- Αυτόματη δημιουργία Ημερήσιας Διάταξης
- Διεξαγωγή
- Διαχείριση Παρουσιολογίου
- Καταχώρηση προτάσεων για κάθε θέμα / εισήγηση
- Διαχείριση ψηφοφοριών για κάθε πρόταση
- Διαχείριση πρακτικών
- Καταχώρηση απόφασης για κάθε θέμα
- Αυτόματη παραγωγή πρακτικών ανά θέμα ή συνεδρίαση
- Ενημέρωση συμμετεχόντων για τις αποφάσεις επί των εισηγήσεων
- Δημοσίευση σε portal φορέα και σε τρίτα συστήματα (πχ Διαύγεια)
|
Άμεση αναζήτηση (συμβουλίου, συνεδρίασης, θεμάτων, αποφάσεων κ.α.) Τυποποίηση ροών εργασίας (έγκριση εισηγήσεων, διανομή / κοινοποίηση αποφάσεων) Παρακολούθηση κατάστασης απόφασης |
Διαχείριση Αρχείων Εγγράφων
Άμεση και ασφαλής πρόσβαση στα έγγραφα, δυνατότητα καταστροφής του φυσικού αρχείου, δραστική μείωση αναγκαίου αποθηκευτικού χώρου
- Οργανωμένη τήρηση και παρακολούθηση όλων των στοιχείων και εγγράφων των υπαλλήλων του φορέα
- Ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εγγράφων προσωπικού
- Τυποποίηση και απλοποίηση πρότυπων διαδικασιών (π.χ. διαχείριση ροής αδειών)
- Αυτόματη παραγωγή εγγράφων από καταχωρημένα πρότυπα (templates)
- Τήρηση των απαραίτητων κανόνων ασφαλείας
Διαχείριση Νομικών Υποθέσεων
Υποσύστημα Διαχείρισης Νομικών Υποθέσεων για την κάλυψη των αναγκών των Νομικών Υπηρεσιών κάθε Οργανισμού.
- Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση νομικών υποθέσεων & σχετικών εγγράφων (δικόγραφα, αποφάσεις κ.α.)
- Τυποποίηση και αυτόματη παραγωγή εγγράφων βάσει προτύπων, π.χ. δικόγραφα, διακηρύξεις, συμβάσεις
- Παρακολούθηση δικασίμων και δικαστικών αποφάσεων σε κάθε στάδιο εξέλιξης μιας υπόθεσης τηρώντας και όλα τα σχετικά δεδομένα (εισηγητής, ονόματα διαδίκων, ημερομηνίες δικασίμων, αρμόδιος δικηγόρος κ.α.)
- Άμεση ενημέρωση χειριστών για εκκρεμείς ενέργειες και υπολειπόμενα έγγραφα
- Δημιουργία ψηφιακού αποθετηρίου (συγγράμματα, άρθρα, μελέτες κ.α.) για έρευνα και άμεση αναφορά κατά την προετοιμασία των υποθέσεων
- Παραγωγή αναφορών (π.χ. ημερολόγιο δικασίμων, δικαστικές υποθέσεις αντιδίκων, φόρτος εργασίας δικηγόρων, οικονομικά στοιχεία υποθέσεων)
Διαχείριση Τήρησης Διαδικασιών
Εξασφαλίζεται η τυποποιημένη τήρηση των διαδικασιών από όλους τους εμπλεκόμενους, γρήγορα, χωρίς λάθη και με συμμόρφωση προς τους εκάστοτε ισχύοντες κανονισμούς.
- Προγραμματισμός
- ISO 9001, ISO 27001, GDPR, Διαχειριστική Επάρκεια, Εσωτερικοί Κανονισμοί, Κώδικας Δεοντολογίας κ.α.
- Τυποποίηση
- Διεκπεραίωση κάθε εγκεκριμένης διαδικασίας σύμφωνα με τους κανόνες της, χωρίς λάθη
- Τυποποιημένη χρήση σχετικών με τη διαδικασία εγγράφων (templates)
- Εποπτεία
- Παρακολούθηση και έλεγχος των διαδικασιών (κατάσταση, ποσοστό ολοκλήρωσης κ.α.)
- Ειδοποιήσεις (alerts) χρηστών για τις αναθέσεις τους και τα σχετικά χρονικά όρια (deadlines)
Το Papyros Platform μπορεί να εφαρμοσθεί οπουδήποτε υπάρχουν: 
Είμαστε δίπλα σας προσφέροντάς σας:
