Το έργο αφορά την ψηφιοποίηση των φυσικών εγγράφων που περιλαμβάνονται στους ατομικούς φακέλους πολιτών τρίτων χωρών, καθώς και του διοικητικού αρχείου του Υπουργείου. Το συνολικό φυσικό αρχείο περιλαμβάνει περίπου 5.000.000 φακέλους και περισσότερα από 10.000.000 πρωτόκολλα διαφόρων κατηγοριών, όπως αιτήσεις αδειών διαμονής, διοικητικά έγγραφα και λοιπά συνοδευτικά δικαιολογητικά. Ο συνολικός όγκος του έργου εκτιμάται σε περίπου 101.000.000 σελίδες.

Η συνεισφορά της DOTSOFT A.E. αφορά την ψηφιακή μετατροπή περίπου 20.000.000 σελίδων σε διάφορες υπηρεσίες της χώρας, με εργασίες που υλοποιούνται σε πολλαπλές Περιφερειακές Ενότητες και υπηρεσίες Μετανάστευσης.

Το έργο υποστηρίζει τον ψηφιακό μετασχηματισμό της δημόσιας διοίκησης και διευκολύνει τη διαχείριση του μεγάλου όγκου εγγράφων που προσκομίζονται για την έκδοση και ανανέωση αδειών διαμονής.

Στο πλαίσιο της υλοποίησης πραγματοποιούνται:

• προετοιμασία του φυσικού αρχείου προς ψηφιοποίηση,
• αποσυρραφή και συντήρηση εγγράφων,
• σάρωση με εξειδικευμένους σαρωτές υψηλής ποιότητας,
• ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και αποθήκευση,
• ενσωμάτωση των ψηφιοποιημένων εγγράφων στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Μετανάστευσης,
• αυτόματη εξαγωγή μεταδεδομένων με χρήση τεχνολογιών μηχανικής μάθησης,
• ποιοτικός έλεγχος και τελική παράδοση ψηφιοποιημένων αρχείων και μεταδεδομένων.

Η DOTSOFT A.E. συμμετείχε επίσης στην εκπόνηση της αρχικής μελέτης εφαρμογής του έργου, ενώ ολοκλήρωσε επιτυχώς την ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση εκατομμυρίων σελίδων σε υπηρεσίες της Αττικής, της Κρήτης και άλλων Περιφερειακών Ενοτήτων της χώρας.

Το έργο ενισχύει τη διαλειτουργικότητα και την αποτελεσματικότητα των υπηρεσιών του Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου, ενώ παράλληλα διευκολύνει την ασφαλή και ταχύτερη διαχείριση πληροφοριών που σχετίζονται με διαδικασίες μετανάστευσης και ασύλου σε εθνικό και ευρωπαϊκό επίπεδο.

Το έργο χρηματοδοτείται από το Ταμείο Ανάκαμψης και Ανθεκτικότητας, στο πλαίσιο του ευρύτερου έργου ψηφιοποίησης των αρχείων του Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου, συνολικού προϋπολογισμού 27,7 εκατομμυρίων ευρώ.