Το έργο της ψηφιοποίησης του Αρχείου Δημοτολογίου του Δήμου Θέρμης μετατρέπει το φυσικό αρχείο σε ηλεκτρονική μορφή και δημιουργώντας μια ασφαλή, λειτουργική και εύχρηστη ψηφιακή βάση δεδομένων. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται η προστασία και η διατήρηση πολύτιμων εγγράφων, ενώ παράλληλα βελτιώνεται ουσιαστικά η καθημερινή λειτουργία των δημοτικών υπηρεσιών.

Το προς ψηφιοποίηση αρχείο αφορά σε 7.200 οικογενειακές μερίδες,  συνολικό όγκου 216.000 σελίδων διοικητικών εγγράφων, της πρώην Δημοτικής Ενότητας Βασιλικών. Τα περισσότερα από τα εν λόγω έγγραφα βρίσκονται σε ευπαθή και φθαρμένη κατάσταση, καθώς χρονολογούνται από το 1958 και επί σειρά ετών αξιοποιούνται σχεδόν καθημερινά, για να εξυπηρετήσουν εκατοντάδες αιτήματα δημοτών και υπηρεσιών.

Τα έγγραφα του δημοτολογίου σαρώνονται με επαγγελματικό εξοπλισμό υψηλής ακρίβειας, αποτυπώνοντας με πιστότητα το περιεχόμενο ανεξάρτητα από την κατάσταση ή το μέγεθός τους. Κάθε τεκμήριο μετατρέπεται σε ψηφιακό αρχείο PDF, με ανάλυση τουλάχιστον 300 dpi, ώστε να εξασφαλίζεται η ευκρίνεια, η αναγνωσιμότητα και η διατήρηση της ιστορικότητάς του. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται ένα πλήρες και αξιόπιστο ψηφιακό αντίγραφο για κάθε φάκελο.

Κάθε ψηφιοποιημένος φάκελος συνοδεύεται από μεταδεδομένα που καταχωρούνται σε ενιαία βάση δεδομένων. Τα στοιχεία των φακέλων καταγράφονται με βάση διεθνή πρότυπα τεκμηρίωσης, εξασφαλίζοντας την ακρίβεια και τη συνέπεια των πληροφοριών. Παράλληλα, η χρήση ενιαίου συστήματος ονοματολογίας διευκολύνει τη σύνδεση ανάμεσα στα πρωτότυπα και τα ψηφιακά αντίγραφα, καθώς και την ταχεία αναζήτηση.

Η πρόσβαση στο ψηφιοποιημένο υλικό γίνεται πλέον μέσω μιας διαδικτυακής εφαρμογής, η οποία επιτρέπει στους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους του Δήμου την άμεση αναζήτηση, προβολή και εκτύπωση φακέλων. Η σύνδεση των χρηστών πραγματοποιείται με ασφαλή πιστοποίηση, ενώ η εφαρμογή καταγράφει όλες τις ενέργειες και παρέχει στατιστικά στοιχεία χρήσης. Έτσι ενισχύεται η διαφάνεια και η αποτελεσματικότητα στη διαχείριση των δημοτολογικών δεδομένων.

Η πλατφόρμα δίνει τη δυνατότητα σε κάθε δημότη να επικοινωνεί άμεσα με τον Δήμο, να ενημερώνεται έγκαιρα για όσα τον αφορούν και να συμμετέχει ενεργά στη διαμόρφωση της καθημερινότητας της πόλης.

Με την ολοκλήρωση του έργου, ο Δήμος Θέρμης διαθέτει πλέον ένα σύγχρονο και πλήρως λειτουργικό ψηφιακό αρχείο. Οι υπάλληλοι έχουν στη διάθεσή τους ένα εργαλείο που μειώνει τον χρόνο αναζήτησης και εξυπηρέτησης, ενώ οι πολίτες επωφελούνται από ταχύτερες και πιο αξιόπιστες υπηρεσίες. Παράλληλα, τα διοικητικά έγγραφα προστατεύονται από φθορές ή απώλειες, διασφαλίζοντας τη μακροχρόνια διατήρησή τους και τη δυνατότητα αξιοποίησης ιστορικών και διοικητικών δεδομένων στο μέλλον.